Gestão da Produtividade na era da informação

Autor Msc. Kleber A. Ramos de Jesus

A era da informação é caracterizada por urgências concorrentes e alta demanda de tarefas associadas a uma enorme massa de dados aos quais somos submetidos diariamente – sejam estes relacionados ao trabalho (fontes de big data e data Science), informações de mídias sociais, ou buscas comuns da internet. Em suma: somos regularmente sobrecarregados com informações, o que ainda pode ocasionar em  múltiplas fontes de distração, ansiedade e estresse.

Esta característica da nossa contemporaneidade nos leva a perceber que o tempo é o recurso mais escasso e não renovável que existe! Portanto, usar o tempo disponível com inteligência e sabedoria impacta diretamente a nossa produtividade, pessoal e profissional

As bases ou pilares da gestão da produtividade e do tempo são comportamento, práticas e tecnologia. 

Tecnologia e boas práticas são importantes, contudo representam uma parte menor (20%) do impacto sobre a gestão da produtividade e do tempo se compararmos com os comportamentos (80%), sejam eles positivos ou negativos.

Comportamentos positivos: 

De acordo com Covey (1989), são os comportamentos que geram aumento de foco, eficiência e tranquilidade e, por isso, devem ser incentivados, preservados e aprimorados continuamente. Dentre estes, destacamos os cinco principais de acordo com estudo de Baumeister & Tieney (2011)

1.Definir objetivos com clareza: 

Saber o que é importante fazer hoje, amanhã, para a semana, para o mês. Crie o hábito de definir “todo dia” o que irá fazer (lista) e reavaliar no fim do dia. Um simples bloco de notas e post-it na sua mesa é muito útil! Poucos objetivos e metas por período.

Dentre as técnicas conhecidas que ajudam a definir objetivos com clareza temos:

• Técnica Ivy Lee (objetivos diários): ao final de cada dia, escreva as 6 tarefas mais importantes para o dia seguinte. Ordene por prioridade. No dia seguinte, comece pela tarefa nº 1 e siga a ordem. Não avance para a próxima até concluir a atual. Tarefas não concluídas seguem como prioridade no próximo dia.
• Técnica Smart (metas semanais mensais, projetos):
  eSpecíficas: quanto mais melhor
  Mensuráveis: meta e métrica
  Atingíveis: reais e possíveis.
  Relevantes: deve ser importante
  Temporais: estabeleça um prazo para alcançar o objetivo

2.Planejamento e priorização das tarefas:

Sei o que é importante fazer hoje, o que vem primeiro e o que vem depois até o fim do dia. Uma lista priorizada é nada mais do que uma lista com uma sequência do que se fazer primeiro, depois e depois. Cuidado para não se perder no método ou tecnologia e perder tempo!

Dentre as técnicas conhecidas que ajudam a priorizar com eficiência e eficácia estão:

• Matriz Eisenhower: Diagrama que divide as tarefas em 4 quadrantes definidos com base na urgência e na importância, sendo:

Urgente e importante: faça agora
Importante, mas não urgente: agende
Urgente, mas não Importante: delegue
Nem urgente nem importante: elimine

• Regra de Pareto: 20% do que realmente fazemos geram 80% dos resultados. Então, identifique quais são os 20% das tarefas que geram 80% dos resultados. Priorize aquilo que tem mais impacto real e de mais intensidade. Reduza esforço em tarefas de baixo retorno ou até mesmo postergue o desenvolvimento delas.

3.Criar e Manter Disciplina

Metas e objetivos sem disciplina são somente boas intenções. Torne as metas e objetivos em algo inegociável. Crie rotinas e implemente gatilhos. Isso ajuda a criar e manter o hábito automático e, por consequência, a disciplina, reduzindo a dependência da força de vontade.

Dentre as técnicas conhecidas que ajudam a manter a disciplina por mais tempo e regularidade, estão:

• Loop de hábito: criar um ciclo (rotina) que inicia com um 

1) gatilho: momento que o cérebro reconhece que a rotina vai iniciar

2) ação: realizamos com o chamado do gatilho

3) recompensa: a sensação, o prazer a satisfação após realizar as ações

• Técnica dos 21 dias: repetir um novo comportamento todos os dias por 21 dias consecutivos, sem interrupções, para que ele comece a se tornar automático ou natural. Isso envolve três fases: 
  • Desconforto inicial (1 a 7): resistência e esforço consciente para manter o novo comportamento. 
  • Adaptação (8 a 14): o cérebro começa a se familiarizar com a nova rotina. 
  • Consolidação (15 a 21): o comportamento começa a se tornar parte da rotina

4.Manter foco sustentado

Estabeleça períodos sustentáveis, sem parar de trabalhar (blocos de tempo de trabalho). Depois, faça uma pausa estratégia para retomar a capacidade de concentração. Escolha um ambiente otimizado, com silêncio e sem interrupções. Música pode ajudar, mas sem vozes e em volume baixo. Uma mesa e cadeira desconfortável, um monitor pequeno ou ausência de um óculos atrapalham, tenha uma boa ergonomia.

Dentre as técnicas mais conhecidas e aplicadas para manter o foco destacamos:

• Técnica pomodoro: criar blocos de trabalho de 25 minutos intercalados com blocos de intervalo de cinco minutos, em quatro repetições. Blocos pequenos com intervalos ajudam principalmente as pessoas com maior dificuldade ou ansiedade. O método cria senso de urgência (cada próximo bloco de trabalho torna-se a urgência do momento) e reduz procrastinação (o desafio de cumprir mais um bloco ajuda a evitar a preguiça). Por fim, minimiza o esgotamento cognitivo e reduz o cansaço mental.

• Técnica Desktime: propõe 52 minutos de trabalho focado seguidos por 17 minutos de descanso completo, durante uma jornada (4 horas, 8 horas). A técnica é muito interessante para trabalhos mais prolongados e que exigem análise, pois potencializa um foco prolongado e reduz a tensão de bloco de tempo curto e possível estresse associado.

5.Aprenda a dizer não

Aprender a negar uma tarefa que pode impactar o seu planejamento e sua prioridade é essencial. Dizer não é diferente de inflexibilidade: o objetivo é conseguir negociar para realizar o que é  prioritário para você, e depois o que é prioridade de outro. Dizer não de forma amigável ou não violenta é uma habilidade treinável. O estresse e a ansiedade “evitados” são contrapartidas ao dizer não, em uma possível sensação de culpa.

A seguir temos duas técnicas muito conhecidas e aplicadas de comunicação assertiva

• Técnica DESC – Descrever, Expressar, Solicitar, Consequências. Vamos a um exemplo: um colega solicita sua ajuda imediata em uma tarefa que não faz parte de suas prioridades:
  • Descrever: “Percebi que você precisa que eu revise este documento agora.”
  • Expressar: “Estou bastante envolvido em um projeto urgente e tenho dificuldades de interromper o fluxo de trabalho nesse momento.”
  • Solicitar: “Podemos programar essa revisão para daqui a duas horas ou, se preferir, posso indicar outra pessoa que esteja com disponibilidade agora?”
  • Consequências: “Assim, consigo manter a qualidade do projeto atual e ainda ajudar você sem comprometer nenhum dos prazos.”

• Técnica CNV – Comunicação não violenta. Acontece por meio do ciclo observação, sentimento, necessidade e pedido. Um exemplo: um colega solicita que você revise um relatório com urgência, mesmo estando imerso em outro projeto prioritário.
  • Observação: “Notei que você precisa que eu revise o relatório hoje.”
  • Sentimento: “Estou me sentindo pressionado(a) porque já tenho prazos importantes.”
  • Necessidade: “Preciso garantir que minhas prioridades atuais sejam mantidas para que eu possa entregar trabalhos com a qualidade exigida.”
  • Pedido: “Podemos reagendar essa revisão para um momento em que eu possa dedicar a atenção necessária, ou então encaminhar essa solicitação a outro colega que tenha disponibilidade?”

A tecnologia é aliada fundamental em todas estas técnicas, por meio do uso de aplicativos e plataformas de softwares que podem ajudar a planejar, definir, priorizar, focar e melhor comunicar e ganhar produtividade. 

As ferramentas de IA também se tornam grandes aliadas ao automatizar tarefas manuais e aumentar a capacidade de resolver as tarefas em menor tempo hábil. Contudo, o fator humano, o seu comportamento, sua iniciativa é indispensável para a gestão apropriada do tempo e da produtividade na era da informação.

Referências bibliográficas

• Baumeister, R. F., & Tierney, J. (2011). Willpower: Rediscovering the Greatest Human Strength. Penguin.
• Cirillo, F (2015). A Técnica Pomodoro
• Covey, S. R. (1989). The 7 Habits of Highly Effective People. Free Press.
• Doran, G. T. (1981). There’s a S.M.A.R.T. way to write management’s goals and objectives
• Duhigg, C. (2018). O Poder do Hábito
• Draugiem Group & DeskTime productivity analysis (2014)
• Koch, R. (1997). The 80/20 Principle
• https://desktime.com/blog/productivity-research
• Rosenberg,  Marshall B. (2018). Comunicação Não-Violenta e resolução de conflitos  
• Smith, Manuel J. (2012). When I Say no, I feel guilty